Coraz więcej polskich firm rozwija sprzedaż zagraniczną, korzystając z FBA i usług 3PL. Te rozwiązania skracają czas dostawy, zwiększają zasięg i wspierają ekspansję, ale niosą też obowiązki – zwłaszcza podatkowe.
W e-commerce, gdzie towary są magazynowane w wielu krajach UE, prawidłowe rozliczanie VAT to podstawa. Błędy mogą skutkować karami, a nawet blokadą konta sprzedażowego, np. na Amazonie.
W artykule pokazujemy, jak działa fulfillment za granicą, jakie znaczenie ma VAT w UE i co musisz zrobić, zanim rozpoczniesz sprzedaż z FBA lub 3PL – by mieć kontrolę nad procesem i uniknąć kosztownych błędów.
Fulfillment i 3PL w praktyce – co to oznacza?
Fulfillment by Amazon (FBA) – jak działa i co oferuje sprzedawcom w UE
FBA to popularne rozwiązanie logistyczne, w którym sprzedawca wysyła produkty do magazynów Amazon w UE. Amazon zajmuje się przechowywaniem towarów, realizacją zamówień, wysyłką i obsługą zwrotów. To wygodna opcja przy ekspansji zagranicznej – upraszcza sprzedaż i odciąża firmę operacyjnie.
3PL vs FBA – niezależni operatorzy logistyczni
3PL (Third-Party Logistics) to zewnętrzni dostawcy usług logistycznych, niezwiązani z konkretną platformą sprzedaży. Obsługują magazynowanie, kompletację, wysyłki i zwroty, a także integrują się z różnymi systemami e-commerce. W porównaniu z FBA oferują większą elastyczność i kontrolę nad marką, ale wymagają samodzielnej konfiguracji i nadzoru – również nad obowiązkami VAT.
Magazynujesz w UE? Masz obowiązki VAT
Korzystanie z zagranicznych magazynów – przez Amazon FBA lub operatorów 3PL – automatycznie generuje obowiązki podatkowe. Wystarczy fizyczne składowanie towarów w innym kraju UE, by powstał obowiązek rejestracji VAT, nawet jeśli nie dokonano jeszcze żadnej sprzedaży.
Rejestracja VAT – kiedy i gdzie?
Gdy przenosisz swoje produkty do magazynu w innym państwie członkowskim UE, dochodzi do tzw. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) z kraju wysyłki oraz wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) w kraju magazynowania. To transakcja „wewnętrzna”, ale w oczach urzędu skarbowego traktowana jak regularna sprzedaż, która uruchamiają obowiązek rejestracji VAT:
• od pierwszego dnia składowania – bez progów obrotu,
• niezależnie od liczby sprzedanych sztuk.
Najczęstsze kraje magazynowania: Niemcy, Francja, Hiszpania, Włochy, Czechy, Polska, Holandia, Belgia.
Pamiętaj: Przy FBA Pan-EU rejestracja może być wymagana w kilku krajach jednocześnie.
Automatyczne transfery towarów – tzw. „kaskada rejestracji”
Kiedy korzystasz z Fulfillment by Amazon (FBA) na rynkach europejskich, musisz pamiętać, że Amazon samodzielnie decyduje o logistyce. Oznacza to, że Twoje produkty mogą być przemieszczane pomiędzy magazynami zlokalizowanymi w różnych krajach UE – bez konieczności Twojej zgody czy wcześniejszego powiadomienia.
Każdy taki transfer oznacza:
• konieczność monitorowania lokalizacji zapasów,
• prowadzenia dokumentacji WDT/WNT,
• rejestracji i rozliczeń VAT w nowych krajach.
Dla sprzedawców FBA oznacza to potrzebę korzystania ze sprawdzonego wsparcia ekspertów, którzy pomogą zadbać o prawidłowe rozliczenia i zgodność z przepisami w każdym kraju, gdzie znajdują się zapasy.
VAT przy sprzedaży wewnątrzunijnej
Sprzedając do klientów w innych krajach UE:
• do 10 000 EUR rocznie – możesz rozliczać VAT w kraju rejestracji,
• po przekroczeniu progu – musisz naliczać VAT według stawek kraju klienta (przez lokalną rejestrację lub system OSS).
Uwaga: OSS nie dotyczy magazynowania. Jeśli towar jest składowany lokalnie – musisz być zarejestrowany jako podatnik VAT w tym kraju, niezależnie od korzystania z procedury OSS.
VAT przy fulfillment to Twoja odpowiedzialność – podsumowanie
Automatyzacja logistyki przez Amazon FBA czy 3PL to duże ułatwienie, ale nie zwalnia Cię z odpowiedzialności podatkowej. VAT w UE to temat złożony i dynamiczny – wymaga precyzyjnego podejścia, szczególnie gdy towary przemieszczają się między krajami.
Twoje obowiązki jako e-sprzedawcy:
• Rejestracja VAT w każdym kraju, gdzie magazynujesz towary (FBA i 3PL),
• Naliczanie VAT zgodnie z lokalnymi stawkami – nawet przy korzystaniu z OSS,
• Monitorowanie lokalizacji zapasów – Amazon może przenosić je automatycznie,
• Zgłaszanie WDT/WNT, również między własnymi magazynami,
• Dokumentowanie przesunięć i sprzedaży z różnych lokalizacji,
• Uwzględnianie progów B2C i poprawne korzystanie z OSS,
• Zachowanie zgodności przy sprzedaży z UK do UE – zwłaszcza w modelu Remote Fulfillment.
Pomoc specjalisty – konieczność, nie luksus
Bez względu na skalę Twojego biznesu, zawiłości VAT w UE nie musisz rozwiązywać w pojedynkę. Złożoność unijnego systemu VAT, różnice w lokalnych przepisach, a także zautomatyzowana logistyka Amazonu sprawiają, że współpraca z doświadczonym specjalistom to najlepsza inwestycja w bezpieczeństwo Twojego biznesu.
Dobry specjalista:
• podpowie, gdzie i kiedy musisz się zarejestrować,
• zadba o terminowe deklaracje VAT,
• pomoże uniknąć błędów, które mogą Cię kosztować czas, pieniądze i reputację.
