Coraz więcej polskich firm rozwija sprzedaż zagraniczną, korzystając z FBA i usług 3PL. Te rozwiązania skracają czas dostawy, zwiększają zasięg i wspierają ekspansję, ale niosą też obowiązki – zwłaszcza podatkowe.

W e-commerce, gdzie towary są magazynowane w wielu krajach UE, prawidłowe rozliczanie VAT to podstawa. Błędy mogą skutkować karami, a nawet blokadą konta sprzedażowego, np. na Amazonie.

W artykule pokazujemy, jak działa fulfillment za granicą, jakie znaczenie ma VAT w UE i co musisz zrobić, zanim rozpoczniesz sprzedaż z FBA lub 3PL – by mieć kontrolę nad procesem i uniknąć kosztownych błędów.

Fulfillment i 3PL w praktyce – co to oznacza?

Fulfillment by Amazon (FBA) – jak działa i co oferuje sprzedawcom w UE

FBA to popularne rozwiązanie logistyczne, w którym sprzedawca wysyła produkty do magazynów Amazon w UE. Amazon zajmuje się przechowywaniem towarów, realizacją zamówień, wysyłką i obsługą zwrotów. To wygodna opcja przy ekspansji zagranicznej – upraszcza sprzedaż i odciąża firmę operacyjnie.

3PL vs FBA – niezależni operatorzy logistyczni

3PL (Third-Party Logistics) to zewnętrzni dostawcy usług logistycznych, niezwiązani z konkretną platformą sprzedaży. Obsługują magazynowanie, kompletację, wysyłki i zwroty, a także integrują się z różnymi systemami e-commerce. W porównaniu z FBA oferują większą elastyczność i kontrolę nad marką, ale wymagają samodzielnej konfiguracji i nadzoru – również nad obowiązkami VAT.

Magazynujesz w UE? Masz obowiązki VAT

Korzystanie z zagranicznych magazynów – przez Amazon FBA lub operatorów 3PL – automatycznie generuje obowiązki podatkowe. Wystarczy fizyczne składowanie towarów w innym kraju UE, by powstał obowiązek rejestracji VAT, nawet jeśli nie dokonano jeszcze żadnej sprzedaży.

Rejestracja VAT – kiedy i gdzie?

Gdy przenosisz swoje produkty do magazynu w innym państwie członkowskim UE, dochodzi do tzw. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) z kraju wysyłki oraz wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) w kraju magazynowania. To transakcja „wewnętrzna”, ale w oczach urzędu skarbowego traktowana jak regularna sprzedaż, która uruchamiają obowiązek rejestracji VAT:

• od pierwszego dnia składowania – bez progów obrotu,

• niezależnie od liczby sprzedanych sztuk.

Najczęstsze kraje magazynowania: Niemcy, Francja, Hiszpania, Włochy, Czechy, Polska, Holandia, Belgia.

Pamiętaj: Przy FBA Pan-EU rejestracja może być wymagana w kilku krajach jednocześnie.

Automatyczne transfery towarów – tzw. „kaskada rejestracji”

Kiedy korzystasz z Fulfillment by Amazon (FBA) na rynkach europejskich, musisz pamiętać, że Amazon samodzielnie decyduje o logistyce. Oznacza to, że Twoje produkty mogą być przemieszczane pomiędzy magazynami zlokalizowanymi w różnych krajach UE – bez konieczności Twojej zgody czy wcześniejszego powiadomienia.

Każdy taki transfer oznacza:

• konieczność monitorowania lokalizacji zapasów,

• prowadzenia dokumentacji WDT/WNT,

• rejestracji i rozliczeń VAT w nowych krajach.

Dla sprzedawców FBA oznacza to potrzebę korzystania ze sprawdzonego wsparcia ekspertów, którzy pomogą zadbać o prawidłowe rozliczenia i zgodność z przepisami w każdym kraju, gdzie znajdują się zapasy.

VAT przy sprzedaży wewnątrzunijnej

Sprzedając do klientów w innych krajach UE:

• do 10 000 EUR rocznie – możesz rozliczać VAT w kraju rejestracji,

• po przekroczeniu progu – musisz naliczać VAT według stawek kraju klienta (przez lokalną rejestrację lub system OSS).

Uwaga: OSS nie dotyczy magazynowania. Jeśli towar jest składowany lokalnie – musisz być zarejestrowany jako podatnik VAT w tym kraju, niezależnie od korzystania z procedury OSS.

VAT przy fulfillment to Twoja odpowiedzialność – podsumowanie

Automatyzacja logistyki przez Amazon FBA czy 3PL to duże ułatwienie, ale nie zwalnia Cię z odpowiedzialności podatkowej. VAT w UE to temat złożony i dynamiczny – wymaga precyzyjnego podejścia, szczególnie gdy towary przemieszczają się między krajami.

Twoje obowiązki jako e-sprzedawcy:

• Rejestracja VAT w każdym kraju, gdzie magazynujesz towary (FBA i 3PL),

• Naliczanie VAT zgodnie z lokalnymi stawkami – nawet przy korzystaniu z OSS,

• Monitorowanie lokalizacji zapasów – Amazon może przenosić je automatycznie,

• Zgłaszanie WDT/WNT, również między własnymi magazynami,

• Dokumentowanie przesunięć i sprzedaży z różnych lokalizacji,

• Uwzględnianie progów B2C i poprawne korzystanie z OSS,

• Zachowanie zgodności przy sprzedaży z UK do UE – zwłaszcza w modelu Remote Fulfillment.

Pomoc specjalisty – konieczność, nie luksus

Bez względu na skalę Twojego biznesu, zawiłości VAT w UE nie musisz rozwiązywać w pojedynkę. Złożoność unijnego systemu VAT, różnice w lokalnych przepisach, a także zautomatyzowana logistyka Amazonu sprawiają, że współpraca z doświadczonym specjalistom to najlepsza inwestycja w bezpieczeństwo Twojego biznesu.

Dobry specjalista:

• podpowie, gdzie i kiedy musisz się zarejestrować,

• zadba o terminowe deklaracje VAT,

• pomoże uniknąć błędów, które mogą Cię kosztować czas, pieniądze i reputację.