Kod EAN służy do jednoznacznej identyfikacji produktu w handlu i systemach sprzedażowych. Na Amazon jest wymagany przede wszystkim podczas tworzenia nowej karty produktu, którego nie ma jeszcze w katalogu platformy. Każdy rozmiar, kolor, pojemność lub inny wariant przeznaczony do oddzielnej sprzedaży powinien posiadać własny numer. Kod nie jest potrzebny przy dołączaniu oferty do produktu już istniejącego na Amazon, a w wybranych przypadkach sprzedawca ubiega się o zwolnienie z obowiązku podawania numeru GTIN.

Co to jest kod EAN?

Kod EAN to używane powszechnie określenie numeru identyfikującego produkt oraz przedstawiającego go symbolu kreskowego. Najczęściej chodzi o 13-cyfrowy numer GTIN zapisany w kodzie kreskowym EAN-13.

Technicznie numer i kod kreskowy nie są tym samym:

  • GTIN jest numerem identyfikującym produkt;
  • EAN-13 jest rodzajem kodu kreskowego, w którym zapisuje się 13-cyfrowy numer;
  • kod EAN to potoczna nazwa używana zarówno dla numeru, jak i jego graficznej postaci.

Numer pozwala systemowi rozpoznać konkretny produkt niezależnie od sklepu, magazynu lub platformy sprzedażowej. Po zeskanowaniu kodu kasa, system magazynowy albo marketplace odwołuje się do danych przypisanych do danego GTIN-u.

Sam kod nie przechowuje nazwy, ceny ani opisu produktu. Jest identyfikatorem prowadzącym do rekordu w bazie danych. Cena produktu może różnić się między sklepami, mimo że każdy z nich korzysta z tego samego numeru EAN.

Z czego składa się kod EAN-13?

EAN-13 zawiera 13 cyfr. Poszczególne części numeru wynikają ze struktury nadanej w systemie GS1.

W numerze znajdują się:

  • prefiks GS1;
  • część identyfikująca firmę;
  • część identyfikująca produkt;
  • cyfra kontrolna.

Długość części firmowej i produktowej nie jest zawsze taka sama. Zależy od zakresu numerów przydzielonego przedsiębiorstwu. Ostatnia cyfra służy do kontroli poprawności całego numeru i jest obliczana na podstawie wcześniejszych cyfr.

Częsty błąd polega na traktowaniu pierwszych cyfr jako informacji o kraju produkcji. Prefiks wskazuje organizację GS1, która przydzieliła numer firmie. Nie potwierdza, że produkt został wyprodukowany w danym państwie.

Polska firma korzystająca z numerów przyznanych przez GS1 Polska może produkować towar w Niemczech, Czechach albo Chinach. Numer nadal pozostaje przypisany do właściciela identyfikatora, a nie do miejsca wytworzenia produktu.

Do czego służy numer EAN?

EAN porządkuje dane o produktach w całym łańcuchu sprzedaży. Ten sam identyfikator jest wykorzystywany przez producenta, hurtownię, magazyn, sklep i platformę marketplace.

Numer EAN jest używany między innymi do:

  • rozpoznawania produktów przy sprzedaży;
  • przypisywania towaru do właściwej karty katalogowej;
  • zarządzania stanami magazynowymi;
  • wymiany danych między firmami;
  • obsługi dostaw i zamówień;
  • ograniczania pomyłek między podobnymi wariantami;
  • ewidencjonowania produktów w systemach ERP;
  • wystawiania produktów na marketplace’ach.

Przykład: producent oferuje krem w opakowaniu 50 ml i 100 ml. Nazwa handlowa oraz marka są takie same, ale klient kupuje dwa różne produkty. Każda pojemność otrzymuje oddzielny numer EAN. Dzięki temu magazyn nie wyśle opakowania 50 ml klientowi, który zamówił 100 ml.

EAN, GTIN, UPC, SKU i ASIN – czym się różnią?

Podczas wystawiania produktu na Amazon pojawia się kilka podobnie brzmiących identyfikatorów. Każdy pełni inną funkcję.

GTIN

GTIN, czyli Global Trade Item Number, jest globalnym numerem jednostki handlowej. To ogólna nazwa grupy identyfikatorów produktów. GTIN występuje w różnych długościach, zależnie od zastosowania i sposobu zapisu.

EAN-13 zawiera najczęściej numer GTIN-13. Oznacza to, że EAN jest jednym ze sposobów stosowania numeru GTIN.

UPC

UPC to identyfikator spotykany głównie w Stanach Zjednoczonych i Kanadzie. Najczęściej zawiera 12 cyfr i jest zapisywany w kodzie kreskowym UPC-A. Amazon obsługuje zarówno UPC, jak i EAN oraz inne rodzaje GTIN.

Polski producent planujący sprzedaż w Europie zwykle korzysta z EAN-13. Nie powinien kupować oddzielnego UPC tylko dlatego, że chce wejść na Amazon.com. Prawidłowy GTIN jest identyfikatorem globalnym, choć wymagania konkretnej kategorii trzeba sprawdzić w Seller Central.

SKU

SKU jest wewnętrznym oznaczeniem oferty utworzonym przez sprzedawcę. Firma sama ustala jego strukturę.

Przykładowy numer SKU:

KUB-CER-BIA-350

oznacza kubek ceramiczny, biały, o pojemności 350 ml.

SKU pomaga zarządzać własnym katalogiem i zapasem. Nie zastępuje EAN-u, ponieważ nie jest globalnym identyfikatorem produktu. Dwóch sprzedawców oferujących ten sam towar używa tego samego EAN-u, ale posiada różne SKU.

ASIN

ASIN jest numerem nadawanym produktowi przez Amazon. Identyfikuje kartę produktową w katalogu platformy.

Nowy produkt otrzymuje ASIN po utworzeniu karty na podstawie przekazanych danych. EAN pochodzi spoza Amazon, natomiast ASIN funkcjonuje wewnątrz katalogu platformy.

FNSKU

FNSKU służy do identyfikowania zapasu konkretnego sprzedawcy w systemie FBA. Jest wykorzystywany wtedy, gdy Amazon wymaga oznaczenia towaru kodem przypisanym do danego konta.

EAN identyfikuje produkt, a FNSKU identyfikuje jednostki magazynowe należące do określonego sprzedawcy. Spełnienie wymogu GTIN podczas tworzenia oferty nie oznacza automatycznie, że produkt jest prawidłowo oznaczony do wysyłki FBA.

Czy kod EAN jest wymagany na Amazon?

Amazon wymaga identyfikatora produktu podczas tworzenia większości nowych kart katalogowych. Akceptowanym identyfikatorem jest między innymi EAN, UPC, ISBN lub inny rodzaj GTIN właściwy dla produktu i kategorii.

EAN jest potrzebny, gdy:

  • produkt nie znajduje się jeszcze w katalogu Amazon;
  • sprzedawca tworzy nową kartę produktową;
  • dany wariant nie posiada jeszcze własnego ASIN-u;
  • kategoria wymaga podania identyfikatora GTIN;
  • Amazon chce zweryfikować zgodność produktu z bazą GS1.

Kod nie jest ponownie nadawany przez Amazon. Sprzedawca podaje istniejący numer przypisany do produktu, a platforma wykorzystuje go do sprawdzenia, czy karta znajduje się już w katalogu.

Jeżeli numer jest powiązany z istniejącym produktem, Amazon skieruje sprzedawcę do tej karty. Nie należy wtedy tworzyć drugiego ASIN-u dla identycznego towaru.

Kiedy nie trzeba wpisywać EAN-u?

Podawanie EAN-u nie jest konieczne w dwóch głównych sytuacjach.

Produkt już istnieje w katalogu Amazon

Jeżeli dokładnie ten sam produkt posiada kartę i numer ASIN, sprzedawca dołącza do istniejącej oferty. Wyszukuje produkt po ASIN-ie, EAN-ie, nazwie lub innych danych i dodaje własne warunki sprzedaży.

Uzupełnia wtedy przede wszystkim:

  • własny SKU;
  • cenę;
  • stan produktu;
  • dostępną liczbę sztuk;
  • model realizacji zamówień.

Trzeba dokładnie sprawdzić zgodność produktu. Podobna nazwa, opakowanie albo zdjęcie nie wystarczają. Model, marka, wariant, liczba sztuk w opakowaniu i pozostałe cechy muszą odpowiadać karcie.

Amazon przyznał zwolnienie GTIN

Dla wybranych produktów Amazon pozwala złożyć wniosek o zwolnienie z obowiązku podawania GTIN. Dotyczy to najczęściej produktów, które rzeczywiście nie posiadają standardowego identyfikatora, np. części wyrobów rękodzielniczych, produktów marki własnej lub towarów sprzedawanych pod określoną nazwą marki.

Zwolnienie nie jest przyznawane automatycznie całemu kontu. Jest powiązane z określoną marką i kategorią. Zgoda dotycząca akcesoriów sprzedawanych pod jedną marką nie obejmuje automatycznie produktów innej marki ani kolejnej kategorii.

Brak kodu na opakowaniu nie oznacza jeszcze, że sprzedawca kwalifikuje się do zwolnienia. Jeśli producent nadał produktowi GTIN, należy użyć tego numeru.

Jak uzyskać zwolnienie GTIN na Amazon?

Wniosek składa się w Seller Central przed utworzeniem nowej karty produktu. Sprzedawca wskazuje kategorię i nazwę marki, pod którą produkt będzie oferowany.

Amazon wymaga potwierdzenia, że produkt nie posiada identyfikatora. W zależności od przypadku potrzebne są zdjęcia produktu i opakowania pokazujące wszystkie strony oraz widoczną nazwę marki.

Dane we wniosku muszą odpowiadać późniejszej ofercie. Jeśli zwolnienie przyznano dla marki zapisanej jako „Example Home”, wpisanie w karcie nazwy „ExampleHome” zostanie potraktowane jako inna wartość.

Po uzyskaniu zgody sprzedawca tworzy produkt bez numeru EAN w zatwierdzonej kategorii. Nadal musi uzupełnić wszystkie pozostałe wymagane informacje, takie jak opis, zdjęcia, producent, dane bezpieczeństwa i parametry techniczne.

Zwolnienie GTIN nie zwalnia produktu z przepisów, wymagań kategorii ani zasad Amazon. Nie zastępuje również oznaczeń wymaganych przy przygotowaniu towaru do FBA.

Skąd wziąć kod EAN dla produktu?

Oficjalne numery GTIN są przydzielane w systemie GS1. W Polsce obsługą przedsiębiorców zajmuje się GS1 Polska.

Producent albo właściciel marki rejestruje firmę i uzyskuje możliwość nadawania numerów własnym produktom. W zależności od potrzeb wybiera pojedyncze identyfikatory albo pulę pozwalającą oznaczyć większy katalog.

Przed określeniem liczby potrzebnych numerów trzeba policzyć wszystkie jednostki handlowe, a nie tylko modele produktów.

Firma sprzedaje koszulkę w:

  • 4 rozmiarach;
  • 3 kolorach.

Liczba oddzielnych wariantów wynosi:

4 × 3 = 12

Każda kombinacja rozmiaru i koloru przeznaczona do oddzielnego zakupu potrzebuje własnego numeru. Jeden EAN przypisany do całej kolekcji nie pozwoli prawidłowo rozróżnić wariantów.

Nie należy generować przypadkowych numerów w internetowym generatorze. Narzędzie jest w stanie utworzyć ciąg cyfr z poprawną cyfrą kontrolną, ale nie nadaje firmie prawa do posługiwania się takim identyfikatorem. Numer może należeć do innego przedsiębiorstwa albo nie występować w oficjalnym systemie.

Kto powinien nadać EAN: producent czy sprzedawca?

Za nadanie GTIN-u odpowiada co do zasady właściciel marki lub podmiot wprowadzający produkt na rynek pod własnym oznaczeniem.

Dystrybutor sprzedający produkt znanej marki powinien korzystać z numeru nadanego przez producenta. Nie nadaje nowego EAN-u tylko dlatego, że wystawia towar na swoim koncie Amazon.

Nowy numer jest potrzebny, gdy firma tworzy odrębną jednostkę handlową, np. własny zestaw składający się z kilku produktów. Taki zestaw różni się od każdego elementu sprzedawanego oddzielnie i wymaga osobnego identyfikatora.

Przykład:

  • pojedyncza butelka środka czyszczącego ma jeden EAN;
  • zestaw trzech takich butelek sprzedawany jako jedna pozycja ma drugi EAN;
  • zestaw butelki i akcesorium ma trzeci EAN.

Nie należy wykorzystywać numeru jednego z elementów do oznaczenia całego zestawu.

Czy każdy wariant produktu potrzebuje oddzielnego EAN-u?

Oddzielnie sprzedawane warianty powinny posiadać własne identyfikatory. Dotyczy to cech, które pozwalają klientowi wybrać konkretną wersję produktu.

Osobnego numeru wymagają między innymi:

  • różne rozmiary;
  • różne kolory;
  • różne pojemności;
  • różne smaki;
  • różna liczba sztuk w opakowaniu;
  • zestawy o innym składzie;
  • modele różniące się parametrami;
  • opakowania jednostkowe i wielopaki sprzedawane oddzielnie.

Nie każda zmiana wyglądu opakowania prowadzi do nadania nowego GTIN-u. Jeśli produkt pozostaje tą samą jednostką handlową, a zmiana nie wpływa na sposób jego zamawiania, rozpoznawania lub używania, numer pozostaje bez zmian. Decyzję trzeba jednak ocenić według zasad GS1, szczególnie przy zmianie ilości, składu, wymiarów lub deklarowanych właściwości.

Jak dodać EAN podczas wystawiania produktu na Amazon?

Podczas tworzenia nowej karty w Seller Central sprzedawca wybiera rodzaj identyfikatora produktu i wpisuje numer w odpowiednim polu.

Procedura obejmuje:

  1. Wyszukanie produktu w katalogu Amazon.
  2. Sprawdzenie, czy istnieje już karta dokładnie tego samego towaru.
  3. Wybranie opcji utworzenia nowego produktu, jeśli karta nie istnieje.
  4. Wskazanie kategorii.
  5. Wybranie EAN jako rodzaju identyfikatora.
  6. Wpisanie 13 cyfr bez spacji i myślników.
  7. Uzupełnienie marki, tytułu, wariantu i pozostałych danych.
  8. Wysłanie informacji do weryfikacji.

Przy masowym dodawaniu produktów numery umieszcza się w odpowiedniej kolumnie pliku. Arkusz kalkulacyjny powinien traktować je jako tekst. W przeciwnym razie usunie zero znajdujące się na początku albo zapisze długi numer w zmienionym formacie.

Przykład: numer 0123456789012 po błędnym sformatowaniu komórki zostaje zapisany jako 123456789012. Dla Amazon są to dwa różne ciągi, a skrócony numer nie przejdzie prawidłowej kontroli.

Dlaczego Amazon odrzuca kod EAN?

Poprawna liczba cyfr nie oznacza jeszcze, że Amazon zaakceptuje identyfikator. Platforma porównuje przekazane dane z informacjami o produkcie i właścicielu numeru.

Najczęstsze przyczyny odrzucenia to:

  • nieprawidłowa cyfra kontrolna;
  • numer niepochodzący z oficjalnego systemu;
  • EAN przypisany do innego produktu;
  • niezgodność nazwy marki z danymi właściciela kodu;
  • użycie jednego numeru dla kilku wariantów;
  • próba stworzenia drugiej karty istniejącego produktu;
  • brak zera na początku numeru;
  • pomylenie EAN-u ze SKU albo innym oznaczeniem firmowym;
  • użycie kodu pochodzącego z przypadkowego serwisu;
  • wpisanie numeru opakowania zbiorczego przy produkcie jednostkowym.

Błąd trzeba rozwiązać na podstawie komunikatu widocznego w Seller Central. Wielokrotne przesyłanie tego samego numeru z nieznacznie zmienioną nazwą produktu nie usuwa przyczyny.

Jak sprawdzić poprawność EAN-u?

Weryfikacja powinna objąć trzy elementy.

1. Struktura numeru

Należy sprawdzić liczbę cyfr oraz poprawność cyfry kontrolnej. Nie potwierdza to jeszcze właściciela kodu, ale pozwala wykryć literówkę.

2. Dane w systemie GS1

Numer trzeba porównać z informacjami o firmie i produkcie zapisanymi w oficjalnej bazie. Pozwala to stwierdzić, czy identyfikator pochodzi z właściwego źródła i do kogo został przypisany.

3. Zgodność z produktem

EAN na opakowaniu, dokumentach, w pliku produktowym i Seller Central powinien wskazywać tę samą jednostkę handlową. Trzeba porównać markę, model, wariant, rozmiar, kolor, pojemność i liczbę sztuk.

Jeżeli numer jest formalnie poprawny, ale opisuje inny wariant, nie należy używać go do wystawienia produktu.

Czy EAN musi znajdować się na opakowaniu?

Jeżeli produkt wykorzystuje kod w fizycznym handlu, symbol powinien być umieszczony na produkcie albo opakowaniu w miejscu umożliwiającym jego zeskanowanie. Samo wpisanie numeru w Seller Central nie tworzy fizycznego kodu kreskowego.

W sprzedaży FBA sposób oznaczenia zależy dodatkowo od ustawień i wymagań Amazon. Platforma obsługuje kody producenta oraz kody Amazon przypisane do zapasu sprzedawcy. Przed wysyłką trzeba sprawdzić, jaki kod ma być skanowany w magazynie.

Nie wolno naklejać kilku aktywnych kodów w sposób, który utrudnia jednoznaczny odczyt. Jeżeli Amazon wymaga zakrycia kodu producenta etykietą FNSKU, etykieta powinna całkowicie zasłaniać wcześniejszy kod.

Czy używany produkt potrzebuje nowego kodu EAN?

Stan produktu nie zmienia jego tożsamości. Używany egzemplarz zachowuje EAN nadany danemu modelowi przez producenta.

Sprzedawca nie nadaje nowego kodu tylko dlatego, że towar:

  • był wcześniej używany;
  • pochodzi ze zwrotu;
  • ma uszkodzone opakowanie;
  • jest sprzedawany przez inną firmę.

Stan przedmiotu określa się w ofercie. Wyjątkiem jest sytuacja, w której firma tworzy nową jednostkę handlową, np. zestaw lub produkt poddany zmianom powodującym, że nie odpowiada już oryginalnej karcie.

Czy kod EAN można wykorzystać ponownie?

Numer przypisany do produktu nie powinien być przekazywany innemu towarowi po zakończeniu sprzedaży pierwszego. Ponowne wykorzystanie wprowadza błędy w katalogach, magazynach, historii zamówień i systemach kontrahentów.

Jeżeli firma wycofała kubek o pojemności 300 ml, nie powinna po kilku latach używać jego EAN-u dla nowej butelki. Systemy sprzedażowe nadal przechowują dane poprzedniego produktu i połączą nowy towar z niewłaściwymi informacjami.

Jak przygotować numery EAN przed wejściem na Amazon?

Przed rozpoczęciem tworzenia ofert trzeba przygotować tabelę zawierającą:

  • nazwę produktu;
  • markę;
  • model;
  • wariant;
  • EAN;
  • własny SKU;
  • planowany rynek;
  • liczbę sztuk w opakowaniu;
  • model realizacji zamówień;
  • status karty na Amazon;
  • przypisany ASIN, jeśli już istnieje.

Dzięki temu firma nie wykorzysta jednego numeru dla kilku wariantów i nie utworzy przypadkowych duplikatów w katalogu.

Przy większej liczbie produktów trzeba również ustalić, kto odpowiada za nadawanie GTIN-ów i aktualizowanie danych. Jeśli dział sprzedaży, magazyn i agencja pracują na oddzielnych arkuszach, szybko powstają rozbieżności. Profitcrew jako agencja marketplace wspiera firmy w porządkowaniu danych produktowych i przygotowywaniu katalogów do sprzedaży na Amazon.

Najczęstsze błędy związane z kodami EAN na Amazon

Kupowanie kodów z nieznanego źródła

Niska cena nie gwarantuje, że numer jest przypisany do właściwej firmy. Amazon sprawdza dane identyfikatora i odrzuca kody, których właściciel nie zgadza się z informacjami o marce.

Jeden EAN dla wszystkich wariantów

Rozmiar S, M i L otrzymują ten sam numer. Amazon nie jest wtedy w stanie prawidłowo utworzyć oddzielnych wariantów i przypisać im zapasów.

Tworzenie nowego EAN-u dla produktu innej marki

Dystrybutor nadaje własny numer produktowi producenta. Prowadzi to do duplikatów i niezgodności w katalogu.

Mylenie produktu z ofertą

EAN identyfikuje produkt, a nie sprzedawcę. Do rozróżniania własnych ofert i zapasów służy SKU.

Wpisywanie numeru opakowania zbiorczego

Sprzedawca oferuje jedną sztukę, ale wpisuje EAN zestawu zawierającego sześć sztuk. Karta nie odpowiada wtedy rzeczywistemu przedmiotowi zamówienia.

Brak kontroli przed importem

Numery są wgrywane do Seller Central bez porównania z wariantami. Poprawianie setek błędnych ofert trwa znacznie dłużej niż sprawdzenie pliku przed importem.